ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

Утверждено:

Директор ООО «МИУС»

___________________/А.П. Дмитриев/

"09" января 2017 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

1. Общие положения

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

В связи с трудовыми отношениями работодатель нуждается в предоставлении от работника следующих документов:

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
документа воинского учета – для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справки медицинского освидетельствования, если лицо не достигло возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными федеральными законами;
справки о наличии у работника двух и более иждивенцев, когда решается вопрос о преимущественном праве оставления на работе;
медицинского заключения о необходимости ухода за больным членом семьи в связи с установлением неполного рабочего времени;
дополнительных документов – с учетом специфики работы, в отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Получение персональных данных может осуществляться как путем представления их работником, так и путем получения их из иных источников.

Администрация ООО «МИУС» обеспечивает хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации.

Хранение персональных данных работников ООО «МИУС» осуществляется в сейфе и должно исключать их утрату или их неправомерное использование.

Не допускается хранение персональных данных работников на компьютерах, к которым имеется свободный доступ.

Использование персональных данных работника допустимо только в соответствии с целями, определившими их получение.

Передача персональных данных работника возможна только с согласия работника или в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

2. Общие требования при обработке персональных данных

работника и гарантии их защиты

Администрация ООО «МИУС» вправе подвергать обработке персональные данные работников с целью формирования кадрового резерва.

Администрации ООО «МИУС» запрещено получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных, иных убеждениях и частной жизни работника.

Данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений), связанные с вопросами трудовых отношений, могут быть получены и обработаны администрацией ООО «МИУС» только с его письменного согласия.

При приеме на работу, заключении трудового договора, заполнении анкетных данных администрация ООО «МИУС» не вправе получать и обобщать информацию о религиозных убеждениях работника, членстве в общественных объединениях, профсоюзной организации.

Принятие администрацией ООО «МИУС» решений с учетом персональных данных работника не может быть основано только на использовании информации, полученной при их автоматической обработке или посредством электронного получения. Администрация ООО «МИУС» учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.

Персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается ООО «МИУС». При утрате трудовой книжки работника администрацией ООО «МИУС» по причинам стихийного бедствия или по другим причинам стоимость испорченных бланков оплачивается ООО «МИУС».

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 75 лет в ООО «МИУС» (отдельно от остальных трудовых книжек работающих).

Администрацией ООО «МИУС» ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Работники ставят администрацию ООО «МИУС» в известность об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, что получает отражение в трудовой книжке на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества). При необходимости изменяются данные об образовании, профессии, специальности. Если рабочему присваивается новый квалификационный разряд, то запись об этом производится в трудовой книжке.

При утрате страхового свидетельства государственного пенсионного страхования работник в течение месяца со дня утраты обязан обратиться к администрации ООО «МИУС» о его восстановлении. Администрация ООО «МИУС» должна передать это заявление в орган Пенсионного фонда РФ вместе с документами, подтверждающими страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

3. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

При передаче персональных данных работника администрация ООО «МИУС» должна соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. Вопрос оценки ситуации как угрожающей жизни и здоровью работника относится к компетенции администрации ООО «МИУС»;
не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключение тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым Кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Несчастный случай на производстве обязывает администрацию ООО «МИУС»: при необходимости доставить пострадавшего в учреждение здравоохранения; немедленно проинформировать родственников пострадавшего, а также направить сообщение в органы и организации, определенные Трудовым Кодексом Российской Федерации, иными нормативными актами.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации. При отказе администрации ООО «МИУС» исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить их в письменной форме администрации ООО «МИУС» о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
требование об извещении администрацией ООО «МИУС» всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия администрации ООО «МИУС» при обработке и защите его персональных данных.

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) работника о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация ООО «МИУС» обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, где должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др.должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе сведения исправляются на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

При наличии в трудовой книжке записи (об увольнении или переводе на другую работу), впоследствии признанной недействительной, работнику по его просьбе выдается дубликат трудовой книжки без внесения такой записи. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

По всем вопросам, не урегулированным настоящим положением, администрация ООО «МИУС» и работники должны руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации.